Qualité & réglementation
Comment mettre à jour une fiche technique alimentaire sans perdre le suivi des versions
Changement de fournisseur, d’ingrédient, d’emballage, de nutrition ou de conservation : une méthode pour réviser une fiche, la valider et garder la trace des versions précédentes.
Mis à jour le 1 min de lecture
Votre fournisseur vous envoie une spécification révisée « suite à changement de recette ». Elle fait douze pages. Qu’est-ce qui a changé, et quelles fiches devez-vous reprendre ? Sans méthode, une mise à jour prend plus de temps que la fiche initiale.
Ce qui déclenche une révision
| Changement | Rubriques potentiellement concernées |
|---|---|
| Fournisseur de matière première | Ingrédients, allergènes, traces, origine |
| Recette | Ingrédients, allergènes, nutrition |
| Emballage | Quantité nette, conditionnement, conservation |
| Nouvelle analyse | Nutrition, critères microbiologiques |
| Conditions de conservation | Conservation, durée de vie, après ouverture |
| Révision d’un document fournisseur | Selon le contenu : à comparer |
Une méthode en cinq étapes
- Identifier les documents nouveaux ou révisés et leur date.
- Comparer chaque rubrique avec la version en vigueur.
- Signaler les valeurs qui changent, et celles qui se contredisent.
- Valider en interne les nouvelles valeurs, avec le nom du valideur.
- Archiver la version précédente avant de diffuser la nouvelle.
Ce que doit contenir l’historique
- Numéro et date de chaque version.
- Les champs modifiés, avec l’ancienne et la nouvelle valeur.
- Le document source de la nouvelle valeur.
- La personne qui a validé.
- Les clients à qui la version a été transmise.
Mettre à jour des données plutôt qu’un document
Quand la fiche est un document mis en page, chaque révision oblige à le rouvrir et à le reformater. Quand elle est générée à partir de données structurées, vous modifiez les champs concernés et vous régénérez. Pour les allergènes en particulier, voir comment structurer l’information allergènes.